Aktuelle Verfügbarkeit
Der Assistent fragt passende freie Zeiten aus dem verbundenen Kalender ab, statt eine Uhrzeit aus einer statischen Liste zu versprechen.
Vom gesprochenen Terminwunsch zum bestätigten Kalendereintrag
KI-Telefonassistent mit Google Kalender für Werkstätten
Rufflow kann einen telefonisch vereinbarten Termin direkt in einen getesteten Google Kalender eintragen. Lisa prüft freie Zeiten, nennt passende Optionen und bucht erst, nachdem der Kunde Fahrzeug, Anliegen und konkreten Termin bestätigt hat.
Die Kalenderverbindung wird nicht pauschal vorausgesetzt. Vor dem Produktivstart richten wir den konkreten Werkstattkalender ein, hinterlegen Leistungen und Dauern und testen sowohl erfolgreiche Buchungen als auch Konflikte und vorübergehend nicht erreichbare Systeme.
Keine Zahlungsdaten · keine automatische Verlängerung · persönlich eingerichtet
KONKRETER NUTZEN
Was die Verbindung zwischen Telefon und Google Kalender leisten soll
Freie Zeiten abfragen, den gewählten Termin bestätigen und das Ergebnis nachvollziehbar im Kalender speichern.
Kontrollierte Buchung
Fahrzeug, Leistung, Datum und Uhrzeit werden zusammengefasst. Erst die eindeutige Bestätigung des Kunden löst den Buchungsversuch aus.
Klare Bestätigung
Der bestätigte Termin steht im Kalender. Die Werkstatt erhält eine E-Mail-Notiz; Kunden-SMS sind nach Vereinbarung möglich. Zusätzliche Inhaber-SMS gibt es ab Werkstatt Plus.
ABLAUF
So richten wir den Werkstattkalender ein
1. Kalender auswählen
Legen Sie fest, welcher Google Kalender für die Werkstatttermine verwendet wird. Die nötigen Zugriffsrechte werden für diesen Kalender geprüft.
2. Zeiten abstimmen
Zeitzone, Öffnungszeiten, Pausen und nicht buchbare Zeiträume müssen zur tatsächlichen Annahme in Ihrer Werkstatt passen.
3. Leistungen zuordnen
Für Reifenwechsel, Inspektion und weitere freigegebene Leistungen vereinbaren wir Dauer, Vorlauf und mögliche Puffer.
4. Datenfelder festlegen
Ihr Team entscheidet, welche Angaben in Titel und Beschreibung des Termins stehen und welche Informationen als E-Mail-Notiz benötigt werden.
5. Konflikte testen
Wir prüfen vorhandene Belegungen, einen anderen Terminwunsch, doppelte Bestätigungen und vorübergehende Kalenderfehler.
6. Gemeinsam freigeben
Erst nach dem vereinbarten Test wird festgelegt, welche telefonischen Anfragen Lisa direkt in diesen Kalender buchen darf.
Kalendereintrag
Damit die Werkstatt mit dem Termin weiterarbeiten kann
Ein Kalendereintrag sollte mehr enthalten als eine Uhrzeit. Nach dem vereinbarten Setup können Name, Telefonnummer, Fahrzeug, Anliegen, Leistung und geplante Dauer strukturiert im Termin abgelegt werden. Welche Felder tatsächlich geschrieben werden, wird mit der Werkstatt festgelegt.
Unterschiedliche Leistungen können unterschiedliche Zeitfenster benötigen. Ein Reifenwechsel, eine Inspektion oder eine Diagnose dürfen deshalb nicht automatisch denselben Slot belegen. Rufflow berücksichtigt nur Regeln, die vorher eingerichtet und mit dem verwendeten Kalender getestet wurden.
- Leistungsspezifische Dauer und Öffnungszeiten
- Eindeutige Zuordnung von Kunde und Fahrzeug
- Keine Buchung vor der letzten Bestätigung
- Vereinbarte Termin-SMS erst nach erfolgreichem Kalendereintrag
Konfliktschutz
Wenn der gewünschte Slot inzwischen belegt ist
Zwischen Verfügbarkeitsabfrage und Buchung kann ein anderer Termin eingetragen werden. Deshalb gilt der Termin erst dann als gebucht, wenn der Kalender den Schreibvorgang erfolgreich bestätigt. Ist das Zeitfenster nicht mehr frei, darf Lisa keinen Erfolg melden, sondern muss neu prüfen und eine Alternative anbieten.
Auch bei einer unklaren technischen Antwort wird nicht geraten. Der Kunde erhält keine falsche Buchungsbestätigung; je nach vereinbartem Ablauf wird erneut geprüft oder ein Rückruf an die Werkstatt übergeben.
Einrichtung und Test
Google Kalender wird für die konkrete Werkstatt geprüft
Vor dem Test werden der gewünschte Kalender, Zeitzone, Öffnungszeiten, Leistungen, Terminlängen und mögliche Pufferzeiten abgestimmt. Anschließend testen wir freie und belegte Slots, Korrekturen durch den Kunden, doppelte Bestätigungen sowie vorübergehende Kalenderfehler.
Rufflow verspricht keine allgemeine Anbindung an jedes Kalender- oder Werkstattverwaltungssystem. Die Zusage gilt für das konkret eingerichtete und erfolgreich getestete Setup. Andere Systeme werden separat geprüft.
ÜBERSICHT
Beispiel für Daten im bestätigten Werkstatttermin
| Kalenderfeld | Möglicher Inhalt | Wann übernommen |
|---|---|---|
| Titel | Fahrzeug und vereinbarte Leistung | Nach erfolgreicher Buchung |
| Start und Ende | Bestätigte Uhrzeit plus hinterlegte Dauer | Nach letzter Kundenbestätigung |
| Kontaktdaten | Name und bestätigte Telefonnummer | Wenn im Ablauf vereinbart |
| Beschreibung | Anliegen und relevante Fahrzeugangaben | Nur aus dem geführten Gespräch |
| Benachrichtigung | E-Mail an die Werkstatt; Kunden-SMS nach Vereinbarung | Erst nach bestätigtem Kalendereintrag |
Felder, Dauerlogik und SMS-Inhalte werden für jede Werkstatt separat eingerichtet.
HÄUFIGE FRAGEN
Fragen zur Einrichtung Ihres Google Kalenders
Bucht Lisa direkt in meinen Google Kalender?
Ja, wenn genau dieser Kalender für Ihre Werkstatt verbunden, eingerichtet und erfolgreich getestet wurde. Eine pauschale Unterstützung nicht geprüfter Systeme wird nicht versprochen.
Wie verhindert Rufflow Doppelbuchungen?
Die Verfügbarkeit wird aus dem Kalender gelesen und die Buchung muss vom System bestätigt werden. Wird ein Slot zwischenzeitlich belegt, darf Lisa ihn nicht als gebucht melden und prüft erneut.
Wann erhält der Kunde die Termin-SMS?
Wenn Kunden-SMS für Ihre Werkstatt vereinbart sind, wird die Bestätigung erst nach erfolgreichem Kalendereintrag versendet. Gesprächsnotizen erhält die Werkstatt per E-Mail. Zusätzliche Inhaber-SMS gehören zu Werkstatt Plus und Werkstatt Individuell.
Kann ich verschiedene Terminlängen hinterlegen?
Ja. Leistungen können unterschiedliche Dauern, Puffer und zulässige Zeiten erhalten. Die genauen Regeln werden eingerichtet und vor dem Produktivstart mit Testbuchungen geprüft.
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