Bekannte Nummer behalten
Kunden rufen weiterhin die veröffentlichte Werkstattnummer an; die technische Weiterleitung arbeitet im Hintergrund.
Erreichbarkeit erweitern, ohne den persönlichen Kontakt aufzugeben
KI-Telefonassistent mit bestehender Werkstattnummer
Ihre Werkstattnummer bleibt der vertraute Kontaktpunkt. Je nach Telefonanlage und Anbieter kann Rufflow immer, bei Besetzt, nach einer definierten Klingelzeit oder außerhalb der Öffnungszeiten übernehmen.
Die passende Schaltung hängt von der vorhandenen Telefonie ab. Deshalb wird vor dem Start geprüft, welche Rufumleitung technisch möglich ist und welcher Modus zu Ihrem Team passt. Es wird keine Anschlussart versprochen, bevor sie getestet wurde.
Keine Zahlungsdaten · keine automatische Verlängerung · persönlich eingerichtet
KONKRETER NUTZEN
Die bestehende Rufnummer um einen Telefonassistenten ergänzen
Ihr Team entscheidet, wann Lisa übernimmt. Die geeignete Schaltung wird mit Ihrem Anschluss und Telefonanbieter geprüft.
Übernahme nach Werkstattregel
Immer, nur bei Besetzt, verzögert oder außerhalb der Öffnungszeiten – abhängig von Telefonanbieter und Einrichtung.
Kein Entweder-oder
Mitarbeiter können persönliche Gespräche weiterhin selbst annehmen, während die KI Erreichbarkeitslücken abdeckt.
ABLAUF
Von der vorhandenen Nummer zum kontrollierten Überlauf
1. Anschluss prüfen
Telefonanbieter, Rufnummerntyp und vorhandene Anlage bestimmen die technischen Möglichkeiten.
2. Übernahmemodus wählen
Die Werkstatt entscheidet, ob und wann Rufflow einen Anruf übernehmen soll.
3. Begrüßung anpassen
Kunden hören den Werkstattnamen und werden transparent über den KI-Assistenten informiert.
4. Regeln hinterlegen
Öffnungszeiten, Leistungen, Terminlogik und Weitergabegrenzen werden eingerichtet.
5. Testanrufe durchführen
Besetzt, keine Antwort, außerhalb der Öffnungszeit und Rückgabe an das Team werden praktisch getestet.
6. Produktiv freigeben
Erst nach erfolgreichem Test wird die gewählte Rufumleitung für echte Kunden aktiviert.
Vier Modelle
Wann soll der Assistent übernehmen?
Bei einer vollständigen Weiterleitung übernimmt Rufflow jeden Anruf. Im Überlaufmodell klingelt es zuerst beim Team und wird nach einer festgelegten Zeit weitergeleitet. Eine Besetztumleitung greift, wenn bereits telefoniert wird. Die zeitgesteuerte Variante deckt Pausen und Schließzeiten ab.
Welche Kombination verfügbar ist, hängt von Telefonanbieter und Anschluss ab. Der geeignete Modus wird nicht allein nach Technik gewählt, sondern danach, wie die Werkstatt tatsächlich arbeitet.
- Immer weiterleiten
- Nur bei Besetzt übernehmen
- Nach definierter Klingelzeit übernehmen
- Nur außerhalb der Öffnungszeiten übernehmen
Kundenerlebnis
Die Weiterleitung soll sich nicht wie eine Sackgasse anfühlen
Der Kunde darf nicht zwischen Mailbox, Warteschleife und Rückrufversprechen verloren gehen. Nach der Übernahme beginnt ein klarer Gesprächsablauf mit Werkstattbegrüßung, KI-Information und zielgerichteten Fragen.
Kann der Assistent das Anliegen nicht sicher bearbeiten, wird nicht improvisiert. Stattdessen wird eine vollständige Rückrufnotiz vorbereitet oder nach der vereinbarten Regel weitergegeben.
Testfälle
Vor dem Start werden nicht nur ideale Anrufe getestet
Ein echter Produktivtest umfasst abgebrochene Sätze, Korrekturen, lange Telefonnummern, unklare Terminwünsche, Anrufe am Wochenende, Notfälle und nicht erreichbare Systeme. Auch die Rückleitung oder der Rückrufweg muss verständlich sein.
Die gewählte Rufumleitung wird erst freigegeben, wenn der gewünschte Übernahmemodus mit der vorhandenen Telefonie reproduzierbar funktioniert.
ÜBERSICHT
Typische Übernahmemodelle
| Modell | Ablauf | Geeignet wenn |
|---|---|---|
| Sofortige Weiterleitung | Rufflow nimmt direkt ab | Alle Standardanrufe automatisiert beginnen sollen |
| Bei Besetzt | KI übernimmt nur bei belegter Leitung | Kein zweiter Anruf verloren gehen soll |
| Nach Klingelzeit | Team hat zuerst die Chance, dann übernimmt die KI | Persönliche Annahme Priorität hat |
| Außerhalb Öffnungszeiten | Zeitsteuerung übergibt nur in definierten Zeiträumen | Abend- und Wochenendanfragen erfasst werden sollen |
Die technische Verfügbarkeit wird mit dem konkreten Telefonanbieter geprüft.
HÄUFIGE FRAGEN
Fragen zur Rufumleitung Ihrer Werkstattnummer
Brauche ich eine neue Telefonnummer?
Nicht zwingend. In vielen Setups kann die bestehende Werkstattnummer über eine Rufumleitung weiterverwendet werden. Die konkrete Möglichkeit hängt von Anschluss und Anbieter ab.
Kann mein Team weiterhin zuerst ans Telefon gehen?
Ja. Bei einer verzögerten oder Besetzt-Weiterleitung übernimmt Rufflow nur, wenn das Team nicht annimmt oder die Leitung belegt ist.
Funktioniert die Rufumleitung mit jeder Telefonanlage?
Das kann nicht pauschal zugesagt werden. Telefonanbieter, Rufnummerntyp und Anlage werden vor dem Produktivstart geprüft.
Was passiert außerhalb der Öffnungszeiten bei einem Notfall?
Der Assistent folgt den vereinbarten Sicherheitsregeln und darf keine Pannen- oder Notdienstleistung erfinden. Er verweist auf geeignete Notfallwege oder bereitet einen Rückruf vor, je nach Konfiguration.
ERST HÖREN, DANN ENTSCHEIDENTesten Sie Rufflow
Testen Sie Rufflow
mit einem echten Anruf.
Ein kostenloser Demo-Anruf oder 15 Tage persönlich eingerichteter Praxistest.