Lisa ist der KI-Telefonassistent für Ihre Kfz-Werkstatt: Sie nimmt Kundenanrufe an, erfasst Fahrzeug und Anliegen und bucht bestätigte Termine in Ihren angebundenen Kalender – auch nach Feierabend.
Zwischen Hebebühne, Serviceannahme und Teilebestellung bleibt selten Zeit für lange Telefonate. Aber jeder nicht angenommene Anruf kann der nächste Auftrag sein.
Verpasster AnrufHeute, 10:42 · 2× versucht
–Verpasster AnrufHeute, 11:08 · 1× versucht
–RufflowHeute, 11:19 · Termin gebucht
Rufflow nimmt den Anruf an, bevor aus einem Besetztzeichen ein verlorener Auftrag wird.
Standardanfragen laufen strukturiert im Hintergrund, während Ihr Team am Fahrzeug bleibt.
Kein kompliziertes neues System für Ihr Team. Rufflow verbindet Telefon, Kalender und Benachrichtigungen zu einem sauberen Ablauf.
Freundliche Begrüßung mit Ihrem Werkstattnamen.
Fahrzeug, Leistung und Dringlichkeit strukturiert erfassen.
Passende freie Slots prüfen und verbindlich eintragen.
Zusammenfassung an die Werkstatt, Bestätigung an den Kunden.
Termin und Anrufdetails landen übersichtlich dort, wo Ihr Team sie weiterbearbeitet.
Reifenwechsel, Inspektion, HU/AU oder Rückruf: Lisa klärt die Angaben, die Ihr Team für den nächsten Schritt braucht. Direkt buchbare Leistungen werden anhand Ihrer Terminregeln und der geprüften Kalenderanbindung festgelegt.
Rufflow erfasst Fahrzeug und eingelagerte Räder – und bietet nur Zeitfenster an, die zur hinterlegten Dauer passen.
| Anliegen | Was Lisa klärt | Vereinbarter nächster Schritt |
|---|---|---|
| Reifenwechsel | Fahrzeug, eingelagerte Räder und Terminwunsch | Passenden Termin anbieten und nach Bestätigung buchen |
| Inspektion | Fahrzeug, Anliegen und erforderliche Werkstattangaben | Verfügbarkeit nach hinterlegter Leistungsdauer prüfen |
| HU/AU | Fahrzeug und gewünschter Zeitraum | Nur die vereinbarten Prüftage berücksichtigen |
| Termin ändern oder absagen | Zukünftige Buchung und hinterlegte Rufnummer abgleichen | Neuen Termin erneut prüfen; Änderung oder Stornierung erst nach Erfolg bestätigen |
| Geräusch oder Warnleuchte | Kontaktdaten, Fahrzeug und geschildertes Problem | Rückruf oder Weitergabe nach Werkstattregel; keine Ferndiagnose |
Bevor Lisa Kundenanrufe übernimmt, stimmen wir Telefonanschluss, Kalender und Übergabewege mit Ihnen ab. So ist klar, welche Aufgaben Ihr KI-Telefonassistent übernehmen kann.
Ihre Kunden wählen weiterhin die bekannte Nummer, wenn die Rufumleitung Ihres Anbieters geeignet ist. Wir prüfen die Übernahme bei Besetzt, nach Klingelzeit oder außerhalb der Öffnungszeiten.
Rufumleitung und VoraussetzungenIhr konkreter Kalender wird eingerichtet und mit Ihren Leistungen, Dauern und verfügbaren Zeiten getestet. Andere Kalender und Werkstattsysteme prüfen wir separat.
Kalenderanbindung im DetailGewöhnliche Rückrufnotizen erhalten Sie per E-Mail. Dringende oder unklare Anliegen folgen den vereinbarten Weitergaberegeln. Fachliche Bewertungen bleiben beim Werkstattteam.
Anrufannahme und RückrufablaufEin gutes Gefühl am Telefon ist der Anfang. Entscheidend ist, ob Lisa zu Ihren Abläufen passt. Genau das prüfen Sie in Ihrer 15-tägigen Testphase.
Keine Zahlungsdaten. Eine kostenpflichtige Weiterführung vereinbaren wir ausdrücklich.Sind Anliegen, Fahrzeug und Kontaktdaten vollständig erfasst?
Passt der Termin oder die Rückrufbitte zu Ihren vereinbarten Regeln?
Hat Ihr Team mehr Ruhe für die Arbeit? Vergleichen Sie die Anfragen mit Ihren eigenen Erwartungen.
Dieses Beispiel beschreibt den Sollablauf für einen eingerichteten Werkstatt-Test. Es ist kein aufgezeichneter Kundenanruf und kein Nachweis eines durchgeführten Tests. Prüfen Sie den Ablauf mit Ihrem eigenen Kalender.
| Schritt | Beispiel mit Testdaten | Das prüfen Sie |
|---|---|---|
| Anliegen klären | „Ich möchte die Reifen an meinem BMW 320d wechseln lassen. Die Räder sind bei Ihnen eingelagert.“ | Leistung, Fahrzeug und Einlagerung sind erfasst. |
| Kontaktdaten aufnehmen | Erfundener Name; eine von Ihnen für den Test freigegebene Rückrufnummer. | Die Nummer wird korrekt wiederholt. Korrekturen ersetzen die vorherige Angabe. |
| Kalender prüfen | Ein gewünschter Vormittag; für diesen Beispieltest sind 45 Minuten hinterlegt. | Die angebotene Zeit ist frei, innerhalb Ihrer Öffnungszeiten und lang genug. |
| Buchung bestätigen | Lisa fasst den angebotenen Termin zusammen. Der Anrufer stimmt ausdrücklich zu. | Ein einzelner Termin wird eingetragen. Die Bestätigung folgt erst nach erfolgreicher Buchung. |
| Ergebnis übergeben | Kalendereintrag und vereinbarte Benachrichtigung an Ihre Werkstatt. | Fahrzeug, Anliegen, Kontaktdaten, Datum und Dauer stimmen mit dem Gespräch überein. |
Erwarteter Kalendereintrag: „Reifenwechsel · BMW 320d“ mit vereinbarter Dauer, Test-Kontaktdaten und Hinweis zur Einlagerung. Eine Termin-SMS wird nur gesendet, wenn sie für Ihren Test vereinbart ist.
Belegen Sie den Wunschtermin vor dem Anruf. Lassen Sie eine Rückrufnummer korrigieren. Prüfen Sie bei fehlender Kalenderverbindung, dass Lisa keinen ungeprüften Termin bestätigt und den vereinbarten Übergabeweg nutzt.
Eine freundliche Stimme allein genügt nicht. Ein Reifenwechsel braucht andere Angaben als eine Diagnose oder ein HU-Termin. Lisa muss die freigegebene Leistung, die passende Dauer und die verfügbare Kapazität zusammenbringen. Fehlen Angaben oder braucht der Fall eine fachliche Einschätzung, ist eine vollständige Rückrufbitte der nächste Schritt.
Probieren Sie vor dem Start vier typische Situationen mit Testdaten aus. Prüfen Sie anschließend den tatsächlichen Kalendereintrag oder die Rückrufnotiz, nicht nur die gesprochene Antwort:
Vergleichen Sie während der 15 Testtage vollständig erfasste Anliegen, bestätigte Termine und die nötige Nachbearbeitung. Erfassen Sie Fehler und Abbrüche separat. So lässt sich beurteilen, ob Lisa Ihrer Werkstatt tatsächlich Arbeit abnimmt.
Einrichtung und Prüfliste für die 15 Testtage
Vom ersten angenommenen Anruf bis zur vernetzten Werkstatt.
Wählen Sie, wie viel Lisa Ihrem Team abnehmen soll.
Ein freier Kopf für die Werkstatt.
Lisa kümmert sich ums Telefon.
Weniger Rückfragen. Mehr Service.
Auch nach der Terminbuchung.
Ihre Abläufe. Ihre Systeme.
Eine Lösung, die dazu passt.
Wir richten Lisa auf Ihre Werkstatt ein. Anrufvolumen, SMS-Kontingente, mögliche Zusatzkosten und die benötigten Anbindungen vereinbaren wir vorab schriftlich. Bei individuellen Lösungen stimmen wir auch den Testumfang gemeinsam ab.
Ein klarer Überblick.
Ohne Rätselraten zwischen den Paketen.
Auf kleinen Bildschirmen können Sie die Tabelle seitlich verschieben.
| Ihr Leistungsumfang | Starter | Werkstatt Plus | Individuell |
|---|---|---|---|
| Telefon & Termine | |||
| 24/7 AnrufannahmeFahrzeug, Anliegen und Dringlichkeit erfassen | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Wissen über Ihre WerkstattLeistungen, Öffnungszeiten und freigegebene Preise | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Termine im Kalender buchenFreie Zeiten prüfen und passende Termine anbieten | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Termine ändern & stornierenNur zukünftige Termine, mit Prüfung der hinterlegten Rufnummer | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Gesprächsnotizen per E-Mail | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Dringende Anrufe weiterleitenNach den Regeln und Erreichbarkeiten Ihrer Werkstatt | Enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Kundenservice & Benachrichtigungen | |||
| Termin-SMS an KundenKontingent und Kosten werden vorab vereinbart | Nach Vereinbarung | Nach Vereinbarung | Nach Vereinbarung |
| Zusätzliche SMS an den Inhaber | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Wiederkehrende Kunden erkennenMit den für Ihre Werkstatt hinterlegten Kundendaten | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Auskunft zum FahrzeugstatusAuf Basis aktueller, von Ihrer Werkstatt freigegebener Angaben | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| HU- & InspektionserinnerungenMit hinterlegten Fälligkeiten und passender Kontaktfreigabe | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| BewertungsmanagementBewertungsanfragen und Antwortentwürfe zur Freigabe | Nicht enthalten | Enthalten | Enthalten |
| Planung & Anbindungen | |||
| Kapazitäten & Auslastung planen | Nicht enthalten | Nicht enthalten | Enthalten |
| Hebebühnen & Mitarbeiter einplanen | Nicht enthalten | Nicht enthalten | Enthalten |
| DMS / Werkstattsoftware anbindenUmfang und technische Möglichkeiten prüfen wir gemeinsam | Nicht enthalten | Nicht enthalten | Nach Prüfung |
Kundenerkennung, Statusauskünfte und Erinnerungen nutzen die von Ihrer Werkstatt bereitgestellten Daten und Freigaben. Welche Software sich anbinden lässt, klären wir vor der Einrichtung.
Pakete & Einrichtung im DetailVertiefen Sie Anrufannahme, Terminbuchung, Google Kalender, Kosten, Datenschutz und den ehrlichen Vergleich mit anderen Lösungen.
Mehr als eine Mailbox: Anliegen verstehen, Rückfragen stellen und Termine verbindlich bearbeiten.
Mehr erfahrenTermine buchen, verschieben und stornieren – mit aktueller Kalenderprüfung und klarer Bestätigung.
Mehr erfahrenLeistungsumfang, Einrichtung und eine ehrliche Potenzial-Betrachtung.
Mehr erfahrenTransparenz, AVV, Dienstleister, Aufzeichnung und Löschregeln verständlich erklärt.
Mehr erfahrenSaisonanfragen mit Fahrzeug, eingelagerten Rädern und passenden Zeitfenstern.
Mehr erfahrenKI-Telefonassistent, Mailbox, externer Telefonservice oder eigenes Team.
Mehr erfahrenDie bestehende Werkstattnummer bei Besetzt, nach Klingelzeit oder nach Feierabend erweitern.
Mehr erfahrenKalenderfreigabe, Zeitzone und Terminlängen einrichten und Buchungen mit echten Testfällen prüfen.
Mehr erfahrenEinrichtung, Ablauf und sechs konkrete Prüffälle für Ihre Werkstatt – ohne automatische Verlängerung.
Mehr erfahrenNoch etwas unklar? Schreiben Sie uns direkt – ohne Verkaufsschleife.
info@rufflow.deNein. Ihr Team kann weiterhin zuerst ans Telefon gehen. Rufflow übernimmt nur bei Besetzt, nach einer festgelegten Klingelzeit oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten.
Sie legen die Regeln fest. Rufflow markiert dringende Anliegen für einen schnellen Rückruf und gibt unklare Fälle an Ihr Team weiter, statt etwas zu erfinden.
Nein. Sie nennen uns Öffnungszeiten, Leistungen, Terminlängen und Ihre wichtigsten Telefonregeln. Wir richten den Ablauf persönlich für Ihre Werkstatt ein.
Vor dem Test prüfen wir Ihre vorhandenen Systeme und bestätigen schriftlich, welche Kalenderanbindung für Ihre Werkstatt eingesetzt wird. Wir versprechen keine Integration, die nicht vorher getestet wurde.
Anrufvolumen, SMS-Kosten, Kalenderanbindung und mögliche Zusatzleistungen werden vor der Weiterführung transparent im Angebot festgehalten. Die Testphase verlängert sich nicht automatisch.
Vor dem Produktivstart dokumentieren wir eingesetzte Dienste, Verarbeitungsorte und Löschfristen und schließen die nötige Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Gesprächsaufzeichnungen werden nur eingerichtet, wenn sie vereinbart und rechtlich zulässig sind.
Der Demo-Anruf gibt Ihnen einen ersten Eindruck. Im persönlich eingerichteten 15-Tage-Test prüfen Sie Ihren eigenen Ablauf: Stimmen Fahrzeugdaten, Kalendereinträge und Rückrufinformationen?