Terminwünsche aufnehmen
Terminart, Erreichbarkeit und gewünschter Zeitraum werden nach Ihren Vorgaben erfasst. Direkte Buchungen sind an eine geprüfte Anbindung und freigegebene Terminregeln gebunden.
Für Praxisinhaber und Praxismanagement
KI-Telefonassistent für Ihre Arztpraxis
Am Empfang stehen Patienten, gleichzeitig klingelt das Telefon. Lisa nimmt administrative Anrufe an, erfasst das Anliegen und bereitet den nächsten Schritt für Ihr Praxisteam vor.
Sie bestimmen, wann Lisa übernimmt und welche Aufgaben freigegeben sind. Terminwünsche, Absagen und organisatorische Rückfragen folgen Ihren Praxisregeln. Medizinische Entscheidungen bleiben bei Ihrem Fachpersonal.
Keine Zahlungsdaten · keine automatische Verlängerung · persönlich eingerichtet
KONKRETER NUTZEN
Mehr Ruhe am Empfang. Klarere telefonische Anfragen.
Lisa ergänzt Ihr Praxisteam bei wiederkehrenden organisatorischen Aufgaben. Der konkrete Umfang wird vor dem Test gemeinsam festgelegt.
Rückrufe vorbereiten
Ihr Team erhält eine strukturierte Rückrufbitte mit den vereinbarten Angaben. Lisa verspricht weder eine ärztliche Entscheidung noch einen ungeprüften Rückrufzeitpunkt.
Praxisinformationen beantworten
Öffnungszeiten, Anfahrt und von Ihnen freigegebene organisatorische Hinweise können direkt beantwortet werden. Änderungen werden bei der Einrichtung und Betreuung abgestimmt.
ABLAUF
So läuft ein administrativer Praxisanruf ab
1. Anfrage verstehen
Lisa klärt, ob es um einen Termin, eine Absage, einen Rückruf oder eine allgemeine Praxisinformation geht.
2. Benötigte Angaben erfassen
Name und Rückrufnummer werden entsprechend dem vereinbarten Ablauf aufgenommen. Ihr Team legt fest, welche weiteren Angaben erforderlich sind.
3. Praxisregeln anwenden
Lisa berücksichtigt freigegebene Terminarten, Telefonzeiten und Übergabewege. Medizinische Fragen werden nicht eigenständig beantwortet.
4. Ergebnis bestätigen
Eine Rückrufbitte bleibt eine Rückrufbitte. Einen verbindlichen Termin bestätigt Lisa erst nach erfolgreicher Buchung im geprüften System.
Ihre Nummer. Ihre Telefonzeiten.
Nur dann übernehmen, wenn Ihre Praxis es braucht
Lisa muss nicht jeden Anruf zuerst annehmen. Ihr Team kann weiterhin selbst ans Telefon gehen. Je nach Anschluss lässt sich eine Übernahme bei Besetzt, nach einer vereinbarten Klingelzeit oder außerhalb der Telefonzeiten einrichten.
Vor dem Start prüfen wir Ihre Telefonanlage und Rufumleitung. Dabei testen wir auch die Rückkehr zum normalen Praxisbetrieb. Die vorhandene Rufnummer kann bei geeigneter Weiterleitung erhalten bleiben.
Kalender und Praxissoftware
Terminwunsch oder verbindliche Buchung?
Für eine Terminwunschaufnahme benötigt Lisa keinen direkten Schreibzugriff auf Ihre Praxissoftware. Ihr Team erhält die Anfrage und entscheidet über den Termin. Das ist ein sinnvoller Einstieg, wenn eine Anbindung noch geprüft werden muss.
Für direkte Buchungen müssen Kalender, Terminart, Dauer und Verfügbarkeit zuverlässig zusammenpassen. Eine Google-Kalender-Anbindung bedeutet nicht automatisch, dass auch Ihr Praxisverwaltungssystem angebunden ist. Wir prüfen Ihr konkretes System und bestätigen den nutzbaren Umfang vor dem Test.
- Welche Terminarten darf Lisa anbieten?
- Dürfen Neupatienten Termine anfragen?
- Wann ist eine Rücksprache mit dem Team nötig?
- Wie werden Absagen und Änderungen sicher zugeordnet?
Klare Zuständigkeiten
Administrative Unterstützung mit festgelegten Grenzen
Lisa stellt keine Diagnosen, empfiehlt keine Behandlungen und entscheidet nicht über Rezepte oder medizinische Dringlichkeit. Für medizinische oder unklare Aussagen wird vor dem Einsatz ein vom Praxisteam freigegebener Umgang festgelegt. Die Assistenz ersetzt keine Notfallversorgung.
Vor der Verarbeitung echter Patientendaten müssen Datenumfang, eingesetzte Dienste, Zugriffe, Verarbeitungsorte und Löschregeln für den konkreten Betrieb geprüft werden. Eine Demo ist kein Nachweis für die Eignung eines späteren Produktivbetriebs. In der öffentlichen Demo verwenden Sie bitte ausschließlich Testdaten.
15 Tage mit klaren Prüfkriterien
So finden Sie heraus, ob Lisa Ihr Team entlastet
Marwen richtet die vereinbarten Gesprächsabläufe persönlich ein. Zuerst testen Sie mit erfundenen Angaben typische Anfragen, Korrekturen und Fälle, die an einen Menschen gehören. Der Umfang eines Tests im Praxisbetrieb wird erst nach den erforderlichen Freigaben festgelegt.
Während der 15-tägigen Testphase vergleichen Sie vollständige Rückrufnotizen, korrekt behandelte Terminwünsche und den verbleibenden Nachbearbeitungsaufwand. Halten Sie Fehler ebenso fest wie gelungene Gespräche. Sie benötigen keine Zahlungsdaten; eine kostenpflichtige Weiterführung erfolgt nur nach ausdrücklicher Vereinbarung.
- Rückrufnummer während des Gesprächs korrigieren
- Einen Termin außerhalb der freigegebenen Zeiten wünschen
- Eine Absage mit unvollständigen Angaben melden
- Eine medizinische Frage stellen: Übergabe statt eigener Beratung prüfen
ÜBERSICHT
Welche Anfrage führt zu welchem nächsten Schritt?
| Anliegen | Möglicher Ablauf mit Lisa | Entscheidung Ihrer Praxis |
|---|---|---|
| Terminwunsch | Wunsch und Kontaktdaten aufnehmen; bei geprüfter Anbindung freie Zeiten prüfen | Terminarten, Zeiten und Buchungsrechte freigeben |
| Terminabsage | Angaben zur Zuordnung nach Praxisregeln erfassen | Voraussetzungen für direkte Änderungen festlegen |
| Rückrufbitte | Anfrage strukturiert an den vereinbarten Kanal geben | Zuständigkeit und Rückruf organisieren |
| Öffnungszeiten oder Anfahrt | Freigegebene Praxisinformation wiedergeben | Informationen aktuell halten |
| Medizinische Frage | Keine eigene Beratung; festgelegten Übergabeweg nutzen | Medizinische Beurteilung durch Fachpersonal |
Die Tabelle beschreibt konfigurierbare Abläufe. Welche davon Ihre Praxis nutzt, wird vor dem Einsatz vereinbart und getestet.
HÄUFIGE FRAGEN
Häufige Fragen von Praxisinhabern
Kann ich Lisa für meine Arztpraxis bereits ausprobieren?
Ja. Über den Demo-Anruf auf Rufflow erhalten Sie einen kostenlosen Rückruf der Praxis-Demo. Verwenden Sie nur Testdaten. Die Demo erzeugt keine echten Arzttermine und bietet keine medizinische Beratung. Die Einrichtung für Ihre eigene Praxis stimmen wir persönlich ab.
Funktioniert Lisa mit unserem Praxisverwaltungssystem?
Das wird für Ihr konkretes System geprüft. Eine direkte PVS-Anbindung wird nicht pauschal zugesagt. Ohne bestätigte Integration kann der vereinbarte Ablauf mit Terminwünschen und Rückrufnotizen arbeiten.
Kann Lisa nur außerhalb unserer Telefonzeiten antworten?
Ja, wenn Ihre Telefonanlage oder Ihr Anbieter eine geeignete zeitgesteuerte Rufumleitung unterstützt. Auch die Übernahme bei Besetzt oder nach einer Klingelzeit kann geprüft werden.
Ersetzt Lisa medizinische Fachangestellte?
Lisa soll wiederkehrende administrative Telefonaufgaben ergänzen. Persönliche Betreuung, medizinische Beurteilungen und Entscheidungen bleiben bei Ihrem Praxisteam.
Was kostet die Einrichtung für unsere Praxis?
Sie können eine 15-tägige kostenlose Testphase anfragen. Den vereinbarten Umfang, Telefonie, mögliche Zusatzleistungen und Anbindungen halten wir vor einer kostenpflichtigen Weiterführung schriftlich fest. Der Test verlängert sich nicht automatisch.
Ist der Einsatz automatisch für Patientendaten geeignet?
Nein. Vor dem Einsatz mit echten Patientendaten wird der konkrete Ablauf mit seinen technischen und datenschutzbezogenen Voraussetzungen geprüft. In der öffentlichen Demo dürfen keine Gesundheitsdaten genannt werden.
ERST HÖREN, DANN ENTSCHEIDENTesten Sie Rufflow
Testen Sie Rufflow
mit einem echten Anruf.
Ein kostenloser Demo-Anruf oder 15 Tage persönlich eingerichteter Praxistest.