Anliegen vollständig erfassen
Lisa fragt nach Rückrufnummer, Einsatzadresse, Problem und den Angaben, die Ihr Team für die Einordnung benötigt.
Telefonassistenz für das SHK-Handwerk
KI-Telefonassistent für Sanitär- und Heizungsbetriebe
Während Ihr Team auf der Baustelle, im Kundendienst oder im Heizungskeller arbeitet, nimmt Lisa Anrufe an und erfasst die Informationen, die Sie für den nächsten Schritt brauchen.
Rufflow wird auf Ihren Betrieb eingerichtet: Leistungen, Einzugsgebiet, Öffnungszeiten, Dringlichkeitsregeln und Terminarten werden gemeinsam festgelegt. Lisa gibt keine technische Ferndiagnose, sondern organisiert Anfragen nach Ihren Vorgaben.
Keine Zahlungsdaten · keine automatische Verlängerung · persönlich eingerichtet
KONKRETER NUTZEN
Was Lisa Ihrem SHK-Betrieb am Telefon abnimmt
Aus einem verpassten Anruf wird eine strukturierte Anfrage mit einem klaren nächsten Schritt.
Dringlichkeit nach Regeln ordnen
Ein Heizungsausfall, fehlendes Warmwasser oder eine planbare Wartung folgen unterschiedlichen, vorab vereinbarten Abläufen.
Termine und Rückrufe organisieren
Geeignete Standardtermine können nach geprüfter Anbindung koordiniert werden. Unklare Fälle gehen als vollständige Rückrufbitte an Ihr Team.
ABLAUF
So wird aus einem Anruf eine verwertbare Anfrage
1. Anliegen verstehen
Lisa klärt, ob es um Sanitär, Heizung, Warmwasser, Wartung oder eine andere Anfrage geht.
2. Kontaktdaten aufnehmen
Name, Rückrufnummer und Einsatzadresse werden strukturiert erfasst und bestätigt.
3. Dringlichkeit einordnen
Lisa folgt Ihren definierten Fragen und Übergaberegeln, ohne eine technische Diagnose zu behaupten.
4. Nächsten Schritt festlegen
Je nach Anliegen wird ein Termin geprüft, eine Rückrufbitte erstellt oder der vereinbarte Eskalationsweg genutzt.
5. Ergebnis bestätigen
Ein Termin wird erst genannt, wenn die Buchung technisch bestätigt wurde. Andernfalls verspricht Lisa keine Verfügbarkeit.
6. Team informieren
Ihr Betrieb erhält die aufgenommenen Angaben über den vereinbarten Kanal, damit niemand erneut alles abfragen muss.
Erreichbar im Außendienst
Wenn beide Hände gebraucht werden, bleibt Lisa am Telefon
Monteure können nicht bei jedem Klingeln Werkzeug und Arbeit unterbrechen. Gleichzeitig entscheiden Anrufer oft innerhalb weniger Minuten, welchen Betrieb sie beauftragen. Lisa kann bei Besetzt, nach einer festgelegten Klingelzeit oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten übernehmen – abhängig von Ihrer Telefonanlage und der geprüften Rufumleitung.
Ihre bestehende Geschäftsnummer kann grundsätzlich erhalten bleiben. Vor dem Start prüfen wir Anbieter, Anschluss und Weiterleitungsart und testen gemeinsam, ob Anrufe zuverlässig ankommen.
- Übernahme nach Ihren Telefonregeln
- Bekannte Geschäftsnummer weiterverwenden
- Mehrere Anfragen parallel annehmen
- Außerhalb der Öffnungszeiten Informationen erfassen
SHK statt Standardskript
Heizungsausfall, Wartung und Sanitäranfrage brauchen verschiedene Abläufe
Ein geplanter Wartungstermin ist etwas anderes als ein Ausfall im Winter. Deshalb wird nicht jede Anfrage gleich behandelt. Sie legen fest, welche Angaben Lisa abfragt, welche Fälle direkt koordiniert werden dürfen und wann Ihr Team übernehmen muss.
Technische Bewertungen, Preiszusagen und Gefahreneinschätzungen bleiben bei Ihrem Fachpersonal. Lisa hält sich an die freigegebenen Informationen und Weitergaberegeln Ihres Betriebs.
- Heizung und Warmwasser
- Sanitärreparaturen
- Wartung und Kundendienst
- Wärmepumpen-Anfragen
- Rückruf für technische Sonderfälle
Persönlich eingerichtet
15 Tage mit Ihren echten Abläufen testen
Vor dem Praxistest stimmen wir Leistungen, Pflichtangaben, Servicegebiet, Öffnungszeiten, Terminregeln und Eskalationen mit Ihnen ab. Danach prüfen Sie 15 Tage lang, ob die erfassten Anfragen und organisierten Termine für Ihr Team wirklich brauchbar sind.
Sie benötigen keine Zahlungsdaten und der Test verlängert sich nicht automatisch kostenpflichtig. Leistungsumfang, Anrufvolumen, mögliche SMS-Kosten und besondere Anbindungen werden vor einer Weiterführung schriftlich vereinbart.
Einsatzplanung bleibt nachvollziehbar
Eine freie Uhrzeit ist noch kein passender Monteurtermin
Ein Wartungstermin lässt sich nur dann direkt buchen, wenn neben dem Kalender auch Leistung, Dauer und Einsatzgebiet feststehen. Fahrzeiten, benötigtes Material oder eine bestimmte Qualifikation können eine persönliche Planung notwendig machen. In diesem Fall nimmt Lisa einen Terminwunsch auf, statt einen Einsatz zu versprechen.
Legen Sie vor dem Start fest, welche Informationen Ihr Disponent wirklich braucht: Einsatzadresse, Rückrufnummer, betroffene Anlage und die Beschreibung des Anrufers. Preisangebote, technische Bewertungen und verbindliche Ankunftszeiten bleiben bei Ihrem Team, sofern dafür kein ausdrücklich freigegebener Ablauf besteht.
Prüfen statt schätzen
Vier Prüffälle für Ihren SHK-Praxistest
Testen Sie zunächst mit erfundenen Kontaktdaten. Bewerten Sie bei jedem Gespräch, ob die Notiz vollständig ist, der nächste Schritt stimmt und Ihr Team noch etwas nachfragen müsste. Vergleichen Sie während der Testphase ähnliche Wochentage und dokumentieren Sie auch Fehler; aus einer angenommenen Anfrage wird nicht automatisch ein Auftrag.
- Wartungswunsch innerhalb des Einsatzgebiets: alle Pflichtangaben vorhanden?
- Adresse außerhalb Ihres Gebiets: keine unzulässige Einsatzzusage?
- Unklare Störung: Übergabe an Ihr Team statt technischer Ferndiagnose?
- Telefonnummer korrigiert: steht die neue Nummer in der Rückrufnotiz?
ÜBERSICHT
Direkt koordinieren oder an Ihr Team übergeben?
| Anliegen | Lisa erfasst | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Planbare Wartung | Anlage, Adresse, Erreichbarkeit und Terminwunsch | Freigegebenen Termin prüfen oder Wunsch weitergeben |
| Heizungsstörung | Beschreibung des Anrufers und vereinbarte Pflichtangaben | Festgelegten Übergabeweg nutzen; keine Ferndiagnose |
| Badmodernisierung oder neue Heizung | Vorhaben, Objektadresse und Kontaktdaten | Rückruf für Beratung und Angebot vorbereiten |
| Rückfrage zu bestehendem Auftrag | Anliegen und Angaben zur Zuordnung | Zuständiges Team informieren |
Die konkreten Leistungen, Einsatzgebiete und Freigaben werden für Ihren Betrieb eingerichtet.
HÄUFIGE FRAGEN
Fragen zur KI-Telefonassistenz für SHK-Betriebe
Kann Lisa meine bestehende Betriebsnummer übernehmen?
Ihre bekannte Nummer kann in vielen Fällen über eine passende Rufumleitung weiterverwendet werden. Die konkrete Möglichkeit hängt von Anbieter, Anschluss und Telefonanlage ab und wird vor dem Start getestet.
Erkennt Lisa einen Notfall?
Lisa folgt den gemeinsam festgelegten Fragen und Eskalationsregeln. Sie ersetzt keine fachliche Gefahrenbewertung und gibt keine technische Ferndiagnose. Für kritische oder unklare Aussagen wird der vereinbarte menschliche Weg genutzt.
Kann Lisa direkt Kundendiensttermine buchen?
Ja, wenn Terminart, Dauer, Verfügbarkeit und Kalenderanbindung für Ihren Betrieb eindeutig eingerichtet und getestet wurden. Unklare oder technisch anspruchsvolle Fälle werden als Rückrufbitte aufgenommen.
Welche Daten nimmt Lisa auf?
Je nach Ablauf unter anderem Name, Rückrufnummer, Einsatzadresse, Anliegen, betroffene Anlage und Dringlichkeit. Es werden nur die für Ihren vereinbarten Prozess benötigten Angaben abgefragt.
Ist der Demo-Anruf kostenlos?
Ja. Sie können einen kostenlosen Demo-Rückruf anfordern. Für den persönlich eingerichteten Praxistest sind keine Zahlungsdaten erforderlich; er verlängert sich nicht automatisch kostenpflichtig.
ERST HÖREN, DANN ENTSCHEIDENTesten Sie Rufflow
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Ein kostenloser Demo-Anruf oder 15 Tage persönlich eingerichteter Praxistest.