Schnelle Erstaufnahme
Lisa erfasst Kontaktdaten, Einsatzadresse und die Beschreibung des Kunden, ohne eine Diagnose daraus abzuleiten.
Störungsannahme mit klaren Grenzen
KI-Telefonassistent für Heizungsnotdienst und Kundendienst
Bei einer ausgefallenen Heizung zählt eine schnelle, vollständige Aufnahme. Lisa sammelt die vereinbarten Angaben und nutzt Ihren festgelegten Weg für dringende oder unklare Fälle.
Rufflow ist kein technischer Notdienst und ersetzt keine Gefahrenbeurteilung. Der KI-Telefonassistent organisiert die erste Aufnahme und Übergabe, damit Ihr Fachpersonal mit den richtigen Informationen entscheiden kann.
Keine Zahlungsdaten · keine automatische Verlängerung · persönlich eingerichtet
KONKRETER NUTZEN
Störungen vollständig aufnehmen, Verantwortung beim Fachbetrieb lassen
Automatisiert wird die Organisation – nicht die technische Entscheidung.
Regelbasierte Dringlichkeit
Ihre Fragen und Eskalationswege bestimmen, was als gewöhnlicher Rückruf, priorisierte Anfrage oder unmittelbare menschliche Übergabe behandelt wird.
Saubere Dokumentation
Das Team erhält eine strukturierte Zusammenfassung und kann anhand der vorhandenen Angaben über Einsatz, Rückruf und weitere Schritte entscheiden.
ABLAUF
Vom Störungsanruf zur verantwortlichen Entscheidung
1. Situation schildern
Der Anrufer beschreibt in eigenen Worten, was nicht funktioniert und seit wann das Problem besteht.
2. Erreichbarkeit sichern
Lisa nimmt Name, bestätigte Rückrufnummer, Einsatzadresse und erreichbare Kontaktperson auf.
3. Freigegebene Fragen stellen
Nur die mit dem Betrieb abgestimmten organisatorischen Fragen werden gestellt; keine technische Diagnose wird behauptet.
4. Übergaberegel anwenden
Der Fall folgt dem vereinbarten Rückruf-, Prioritäts- oder Weiterleitungsweg.
5. Keine falsche Zusage
Lisa verspricht weder eine Einsatzzeit noch eine Reparatur, solange Ihr Betrieb dies nicht bestätigt hat.
6. Fachteam entscheidet
Ein Mensch bewertet Sicherheit, Technik, Verfügbarkeit, Kosten und den tatsächlichen Einsatz.
Sicherheit und Verantwortung
Ein KI-Assistent darf keine technische Ferndiagnose erfinden
Kunden verwenden Begriffe wie Notfall, Ausfall oder Gefahr sehr unterschiedlich. Lisa kann diese Aussagen aufnehmen und anhand Ihrer Regeln weitergeben, aber sie darf nicht entscheiden, ob eine Anlage sicher betrieben werden kann.
Bei Hinweisen auf akute Gefahr muss der von Ihnen festgelegte Sicherheits- und Eskalationshinweis greifen. Die genaue Formulierung wird vor dem Einsatz mit Ihrem Betrieb abgestimmt.
- Keine Freigabe zum Weiterbetrieb
- Keine Reparaturanleitung am Telefon
- Keine verbindliche Einsatz- oder Preiszusage
- Menschlicher Weg für kritische Angaben
Saisonale Spitzen
Wenn im Winter viele Anrufe gleichzeitig kommen
Stoßzeiten führen nicht nur zu verpassten Anrufen, sondern auch zu unvollständigen Informationen. Lisa kann parallele Anfragen strukturiert aufnehmen, damit Ihr Team nicht jeden Kunden erneut nach Adresse, Rückrufnummer und Situation fragen muss.
Priorisierung bedeutet dabei nicht, dass die KI selbst technische Risiken bewertet. Sie ordnet nur nach den Kategorien und Übergaberegeln, die Ihr Betrieb freigegeben hat.
Kundendienst
Planbare Wartung und unklare Störung getrennt behandeln
Eine Wartungsanfrage kann nach eindeutig definierten Terminregeln koordiniert werden. Eine unklare Störung benötigt dagegen häufig zuerst einen fachlichen Rückruf. Diese Trennung verhindert, dass jeder Anruf in denselben Kalenderprozess gedrückt wird.
Vor dem Start werden beide Wege praktisch getestet: vollständige Angaben, falsche Nummern, Korrekturen, fehlende Verfügbarkeit und technische Ausfälle der verbundenen Systeme.
ÜBERSICHT
Beispiele für verantwortliche Anrufwege
| Kundenaussage | Organisatorische Aufnahme | Verantwortlicher nächster Schritt |
|---|---|---|
| Wartung fällig | Anlage, Adresse, Terminwunsch | Geprüfte Terminart oder Rückruf |
| Heizung ausgefallen | Situation, Kontaktdaten, Adresse, Dringlichkeit des Kunden | Fachliche Priorisierung durch den Betrieb |
| Gasgeruch oder akute Gefahr genannt | Keine Diagnose oder Entwarnung | Festgelegten Sicherheitshinweis und menschlichen Eskalationsweg nutzen |
| Preis und Reparaturdauer gefragt | Frage dokumentieren | Verbindliche Auskunft durch Fachpersonal |
Die Beispiele ersetzen keine individuelle Gefährdungsbeurteilung. Sicherheitsinformationen und Eskalationswege müssen vom jeweiligen Betrieb freigegeben werden.
HÄUFIGE FRAGEN
Fragen zu Kundendienst- und Störungsanrufen
Ist Rufflow selbst ein Heizungsnotdienst?
Nein. Rufflow ist eine Telefonassistenz für Betriebe. Einsatz, technische Bewertung und Reparatur erfolgen ausschließlich durch den beauftragten Fachbetrieb.
Kann Lisa Gefahren erkennen?
Lisa kann festgelegte Wörter und Aussagen zum vorgesehenen Übergabeweg führen. Sie ersetzt keine fachliche Gefahreneinschätzung und gibt keine Entwarnung oder technische Freigabe.
Kann Lisa eine Einsatzzeit versprechen?
Nur wenn Ihr Betrieb einen konkreten, technisch bestätigten Terminprozess dafür freigegeben hat. Andernfalls wird eine Rückrufbitte aufgenommen und keine Verfügbarkeit erfunden.
Funktioniert die Lösung auch außerhalb der Öffnungszeiten?
Ja, wenn Sie dies wünschen und die Telefonanbindung entsprechend eingerichtet ist. Welche Informationen Lisa nennt und wie Anfragen weitergegeben werden, legen Sie fest.
Wie wird der Ablauf getestet?
Vor dem produktiven Einsatz werden typische Wartungs-, Störungs- und Grenzfälle mit Ihren Regeln geprüft. Die Testphase dauert 15 Tage und verlängert sich nicht automatisch kostenpflichtig.
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Ein kostenloser Demo-Anruf oder 15 Tage persönlich eingerichteter Praxistest.