Erreichbar bei der Arbeit
Lisa kann nach Ihren Regeln übernehmen, wenn das Team nicht abheben kann, bereits telefoniert oder außerhalb der Bürozeiten erreichbar sein soll.
Erreichbar trotz Baustelle und Kundendienst
Telefonannahme für Handwerker und SHK-Betriebe
Wenn Monteure unterwegs sind und das Büro gleichzeitig mehrere Anfragen erhält, sorgt Lisa dafür, dass aus einem Anruf eine vollständige, verwertbare Anfrage wird.
Die Telefonannahme wird auf Ihren Betrieb abgestimmt. Lisa fragt nicht wahllos Daten ab, sondern folgt Ihren Regeln für Sanitär, Heizung, Wartung, Rückruf und Terminwunsch. Fachliche Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
Keine Zahlungsdaten · keine automatische Verlängerung · persönlich eingerichtet
KONKRETER NUTZEN
Weniger verpasste Anfragen, weniger Rückfragen im Team
Eine gute Telefonannahme sammelt genau die Angaben, die Ihr Betrieb für die weitere Bearbeitung braucht.
Strukturierte Anfrage
Rückrufnummer, Einsatzadresse, Anliegen und vereinbarte Pflichtangaben kommen zusammen anstatt verteilt auf Mailbox, Zettel und Gedächtnis.
Klare Übergabe
Standardanfragen können weitergeführt werden. Technische, kritische oder unklare Fälle gehen über den festgelegten Rückruf- oder Eskalationsweg an Menschen.
ABLAUF
So funktioniert die Telefonannahme im Alltag
1. Anruf annehmen
Lisa meldet sich transparent als KI-Telefonassistenz Ihres Betriebs und lässt den Anrufer sein Anliegen schildern.
2. Anfrage zuordnen
Sanitär, Heizung, Warmwasser, Wartung oder allgemeiner Rückruf werden nach dem eingerichteten Ablauf unterschieden.
3. Angaben vervollständigen
Lisa erfragt nur die für diesen Vorgang benötigten Kontakt-, Adress- und Anlagendaten.
4. Nächsten Schritt klären
Ein geeigneter Terminwunsch wird geprüft oder eine vollständige Rückrufbitte vorbereitet.
5. Grenzen einhalten
Preise, Ferndiagnosen und Sicherheitsbewertungen werden nicht erfunden, sondern an Ihr Fachpersonal übergeben.
6. Information zustellen
Ihr Team erhält die Anfrage über den vereinbarten Kanal und kann priorisiert weiterarbeiten.
Überlauf statt Mailbox
Wenn niemand abheben kann, muss der Kunde nicht von vorne anfangen
Eine klassische Mailbox überlässt dem Anrufer, ob er Name, Nummer, Adresse und Problem vollständig nennt. Fehlt etwas, beginnt die Rückrufschleife. Lisa stellt die vereinbarten Rückfragen direkt im Gespräch und bestätigt wichtige Angaben.
Sie bestimmen, wann Rufflow übernimmt: beispielsweise bei Besetzt, nach einer Klingelzeit oder außerhalb der Öffnungszeiten. Ob die gewünschte Weiterleitung mit Ihrer bestehenden Rufnummer möglich ist, wird vorab technisch geprüft.
- Keine unstrukturierten Mailboxnachrichten
- Pflichtangaben passend zum Anliegen
- Rufumleitung erst nach technischem Test
- Keine erfundene Verfügbarkeit
Arbeitsfähig statt nur erreichbar
Welche Angaben ein SHK-Team wirklich braucht
Für eine brauchbare Rückrufnotiz reicht der Satz „Heizung kaputt“ selten aus. Je nach freigegebenem Ablauf können Einsatzadresse, Rückrufnummer, Anlagenart, Fehlerbeschreibung und zeitliche Dringlichkeit relevant sein.
Die Fragen werden pro Betrieb eingerichtet. Dadurch sammelt Lisa nicht pauschal möglichst viele Daten, sondern nur das, was Ihr Team für den nächsten Schritt benötigt.
- Name und bestätigte Rückrufnummer
- Einsatzadresse und erreichbare Kontaktperson
- Anliegen und betroffener Bereich
- Vom Kunden beschriebene Dringlichkeit
- Terminwunsch oder Rückrufbedarf
Kontrolle vor Automatisierung
Erst testen, dann Kundenanrufe übernehmen
Vor dem Start werden typische Anrufe, Korrekturen, undeutliche Angaben und Übergabegrenzen getestet. Entscheidend ist nicht, ob Lisa freundlich klingt, sondern ob Ihr Team mit dem Ergebnis weiterarbeiten kann.
Der 15-tägige Praxistest benötigt keine Zahlungsdaten und verlängert sich nicht automatisch. Eine Weiterführung, Anrufvolumen, Zusatzkosten und Anbindungen werden schriftlich vereinbart.
ÜBERSICHT
Telefonanfragen sinnvoll weiterleiten
| Anfrage | Lisa kann vorbereiten | Ihr Team entscheidet |
|---|---|---|
| Wartung | Kontaktdaten, Anlage, Terminwunsch | Freigegebene Terminart oder Rückruf |
| Heizung funktioniert nicht | Beschreibung, Adresse, Erreichbarkeit, Dringlichkeit | Technische Bewertung und Einsatzplanung |
| Sanitärreparatur | Betroffener Bereich, Beschreibung, Fotos nur nach gesondertem Prozess | Aufwand, Material und Preis |
| Angebotsanfrage | Projektart, Objekt, Kontakt und Rückrufzeit | Beratung und Angebot |
Die konkrete Datenerfassung und Weitergabe wird für jeden Betrieb festgelegt. Lisa ersetzt keine technische Fachentscheidung.
HÄUFIGE FRAGEN
Fragen zur Telefonannahme im Handwerksbetrieb
Ist Lisa nur ein Anrufbeantworter?
Nein. Lisa führt ein Gespräch, stellt freigegebene Rückfragen und strukturiert die Informationen. Technische Entscheidungen und unklare Fälle bleiben bei Ihrem Team.
Kann mein Team weiterhin selbst ans Telefon gehen?
Ja. Rufflow kann als Überlauf bei Besetzt, nach einer festgelegten Klingelzeit oder außerhalb Ihrer Bürozeiten eingesetzt werden, sofern Ihre Telefonie dies unterstützt.
Kann Lisa mehrere Anrufe gleichzeitig annehmen?
Die technische Lösung kann parallele Gespräche ermöglichen. Die konkrete Anzahl und Telefonanbindung werden vor dem produktiven Einsatz geprüft und vereinbart.
Wie erhält mein Betrieb die Anfragen?
Rückrufnotizen und Zusammenfassungen werden über den vereinbarten Kanal zugestellt. E-Mail ist der Standard; weitere Benachrichtigungen hängen vom vereinbarten Paket ab.
Kann ich die Telefonannahme vorher testen?
Ja. Neben dem kostenlosen Demo-Anruf gibt es eine 15-tägige, persönlich eingerichtete Testphase ohne Zahlungsdaten und ohne automatische kostenpflichtige Verlängerung.
ERST HÖREN, DANN ENTSCHEIDENTesten Sie Rufflow
Testen Sie Rufflow
mit einem echten Anruf.
Ein kostenloser Demo-Anruf oder 15 Tage persönlich eingerichteter Praxistest.